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なんでもぴったり

2016.05.09.18:18

今日はバブが休みです。
バブが休みだと私の仕事が倍増では済まなくなるので鬱陶しい。。

しかし、今日は少しだけバブが役に立ちました。
簡単なビジネスメールの書き方を教えてもらいました。
私は病院で少しばかり働いた経験しか無いので、最近のビジネスメールの書き方を知りません。
覚えておけばこれからも役立つでしょうし、助かりました。

今日は自治会の仕事で、保険屋さんに問い合わせをする必要があったのです。

電話だと担当者を確実に捕まえることが出来るというメリットがあります。
しかし、記憶と自分で取るメモしか残らない。
他の自治会役員と情報を共有するという点で、文書が残るメールの方が良いと判断しました。

前年度の会計担当者は中年女性で、「私はメールが苦手で何でも電話してたから、あやにゃんさんもそうすると良い」と言っていました。
それはそれで確実性があって良いのですが、私は来年度以降のことも考えています。
平日の昼間仕事をしている人が来年度担当になると、平日の昼間に保険屋さんに電話なんてできないからです。
メールならいつでも出来ます。
保険屋さんとの連絡方法をメールにしておくことで、文書も全て確実に次年度役員に引き継ぐことが出来ます。

バブが平日に居たおかげで、仕事をサクッと一つ片付けることができました。
ちょうど良かったです。


マンションが出来てから今まで12年間、自治会役員は毎年変わっています。
しかし、やる仕事内容は、ほぼ同じ。
それにも関わらず、知識と情報の蓄積がありません。

「いつ頃、何を、どのようにするか」
担当者毎の具体的な記録が全く残っていないので、担当者が変わる度に、やり方を調べるところから始まるのです。
前年度の役員に聞くとか、平日の昼間に市役所の職員に聞くとか、管理人さんに教えてもらうとか、そういう無駄な事ばかりやってます。

実に効率が悪い。
だから私は具体的にやったことを文書と画像で記録に残し、来年度の担当者に引き継ぎをしようと思う。
もちろん、やったことについての考察も加える。
現時点ではまだ何も住民参加型のイベントはしてないけど、やってから分かることは沢山あるだろうから。

いままで誰一人として仕事の流れをマニュアル化しなかったのが不思議で仕方がないが、私が気付いたのなら、やらなければいけないと思う。
ここで私まで放置したら、それは罪悪だと思う。

後の人の負担が少しでも減ったら、「自治会の役員なんてイヤだ」と思う人が少しは減るかもしれない。
そりゃ、面倒には違いないが、「役員は住民の責任だし、当たったからにはきちんとやろう」ぐらいに思う人が増えたらいいなと思う。

幸い、私は定職に就かず、親の介護があるわけでもなく、子供も居ない。
思考の整序について学んでいる最中でもある。
実践応用するには、マンション自治会程度のものはうってつけかもしれない。
誰かが作った後を上書きするのではなく、まっさらの状態でスタートするのだから、やはり、今の私がやるのがちょうど良かったんだなあ。

なんでもぴったりだなあ~

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comment

Secret

資料

2016.05.10.14:16

>それにも関わらず、知識と情報の蓄積がありません

これはひどい・・・ふつうは最低限残しますよね。

うちの自治会でも再度マニュアル化したけれど、これはよいレベルだったんだと解りました。

会計も最後は会社で会計されてる方が引き受けてくださったり、イベント関係の仕事をされてる方がいらしたりと、やれる人がやる体制が自治会にあったんだと思います(それでもやらない人はやらないけれど)

お察しします。

マニュアル

2016.05.10.18:27

これまであちこちで働いて来たけれど、マニュアルがない所が圧倒的に多かった。今のところもなかったけどねw。マニュアルっがあると後の人がとっても助かるよね!
人が変わるって分かっているのに、マニュアルを作らないのって、毎回とっても効率が悪くなると思うんだけどね~。
入った日から自分のノート兼マニュアルを作っていけば、そんなに大変じゃないので、ないところではマニュアルは作って来たけれど「誰が見ても分かりやすいマニュアル」を作ろうと思うと、人によってかなりスキルが違うし、好みも異なるので中々難しいだすw

それにしても、あやにゃんにぴったりの役回りだね~♪
「メールで残す」もとっても大事だと思う。あやにゃん、事務職に向いているかもよ~。

Re: 資料

2016.05.10.20:33

バラバラに貼ってあるレシートと領収書だけが頼りでした。それでも無いよりマシだ〜
今まで私も関心を持たなかったのだから、私みたいに関心の無い住民が多かった(相似象)ということでしょう。多分。
今から自分でやればいいや。

Re: マニュアル

2016.05.10.20:36

自分でも後で見て分かるようにしたほうがいいなと思い、バブの勧めでノートは作りました。
「他人が見て分かるように」というのが難しいけど、とりあえず、私が作ってバブに見てもらって、バブがすんなり分かるようなら良しとしようかなと思っています。
プロフィール

あやにゃん

Author:あやにゃん
成人期 4 賢者
バブちゃん(夫)
成人期 3 王
ルル(光の犬)のこと書きます。たまにルルも原稿を執筆します。

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